임금대장을 전자문서로 보존이 가능한지

<질 의>

1. 근로기준법 제41조 및 동법시행령 제17조의 규정의 의거 ‘임금대장’을 파일 형태의 전자문서로 보존함이 올바른 법적용인지 여부?

2. 위항과 관련하여 ‘파일형태로 보존한다’ 함은 당사 인사정보시스템 상에 존재하는 데이터베이스의 보관을 말하며 이때 데이터베이스는 주기적으로 백업하고 ‘임금대장’의 요청 시에는 즉시 출력이 가능한데 이러한 보존방식의 업무처리에 하자는 없는지?

3. 기타 동 업무와 관련하여 당사가 유의해야할 사항?

 

<회 시>

귀 질의내용이 명확하지 아니하여 정확한 답변이 곤란하나, 근로기준법 제41조의 입법취지는 근로자의 권리관계 또는 근로관계에서 분쟁 발생시 사용자에게 근로계약에 관한 중요한 서류를 보존하도록 의무를 부여함으로써 근로기준법 위반 여부 판단의 근거를 확보하여 근로자의 권익을 보호하기 위한 것으로 사료되는 바, 동법 제47조 및 동법시행령 제22조의 규정에 의해 작성된 임금대장을 전자문서로 보존하고 필요시 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면 근로기준법 제41조 위반으로 보기는 어렵다고 사료됨. 다만, 유지·보수에 따른 위험(해킹, 바이러스감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 하므로 해킹 등에 따라 보존되지 아니한 결과가 발생하는 경우에는 법 위반의 책임을 질 수도 있을 것임.

【근기 68207-2666, 2002.08.08】