<질의요지>
민원인이 온라인 국민참여포털에 입력함으로써 민원을 신청하고, 민원인의 요청으로 ｢온라인 국민참여포털의 운영에 관한 규정｣ 제15조의2에 따라 처리기관이 온라인 국민참여포털에 민원 처리결과를 입력함으로써 통지에 갈음한 경우, 온라인 국민참여포털에 입력된 민원 처리결과가 ｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣ 제3조제1호에 따른 공문서에 해당하는지?
[질의 배경]
민원인은 온라인 국민참여포털에 입력된 민원 처리결과가 ｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣ 제3조제1호에 따른 공문서에 해당하는지에 관하여 행정안전부와 의견이 대립하여 법제처에 직접 법령해석을 요청함.
<회 답>
민원인이 온라인 국민참여포털에 입력함으로써 민원을 신청하고, 민원인의 요청으로 ｢온라인 국민참여포털의 운영에 관한 규정｣ 제15조의2에 따라 처리기관이 온라인 국민참여포털에 민원 처리결과를 입력함으로써 통지에 갈음한 경우, 온라인 국민참여포털에 입력된 민원 처리결과는 ｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣ 제6조제1호에 따른 결재권자의 결재가 없는 한, 같은 영 제3조제1호에 따른 공문서에 해당하지 않습니다.
<이 유>
｢민원 처리에 관한 법률｣ 제27조제1항 본문에서는 행정기관의 장은 접수된 민원에 대한 처리를 완료한 때에는 그 결과를 민원인에게 문서(｢전자정부법｣ 제2조제7호에 따른 전자문서를 포함하며, 이하 같음)로 통지해야 한다고 규정하고 있고, ｢온라인 국민참여포털의 운영에 관한 규정｣(2015.6.10. 대통령훈령 제343호로 일부개정되어 같은 날 시행된 것을 말하며, 이하 “참여포털 운영규정”이라 함) 제15조의2에서는 처리기관은 민원의 이송･처리기간 연장, 처리결과 등을 민원 신청 시에 민원인이 지정한 서면(제1호), 전자우편(제2호), 휴대전화 문자메시지(제3호)의 방법으로 통지하거나 온라인 국민참여포털(이하 “참여포털”이라 함)에 입력함으로써 통지에 갈음할 수 있다고 규정하고 있습니다.
한편, ｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣(이하 “행정효율촉진규정”이라 함) 제3조제1호에서는 “공문서”란 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면･사진･디스크･테이프･필름･슬라이드･전자문서 등의 특수매체기록을 포함하며, 이하 같음)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다고 규정하고 있는바,
이 사안은 민원인이 참여포털에 입력함으로써 민원을 신청하고 민원인의 요청으로 참여포털 운영규정 제15조의2에 따라 처리기관이 참여포털에 민원 처리결과를 입력함으로써 통지에 갈음한 경우, 참여포털에 입력된 민원 처리결과가 행정효율촉진규정 제3조제1호에 따른 공문서에 해당하는지에 관한 것이라 하겠습니다.
먼저, 행정효율촉진규정 제3조제1호에 따른 공문서에 해당하는지 여부는 문서별로 판단하여야 할 것이므로, 참여포털 운영규정 제15조의2에 따라 처리기관이 참여포털에 입력함으로써 통지를 갈음한 민원의 처리결과가 행정효율촉진규정 제3조제1호에 따른 공문서에 해당하는지 여부는 민원 담당자가 민원 처리에 관하여 내부적으로 결재권자의 결재를 받은 문서 등이 아니라, 참여포털에 입력된 해당 민원 처리결과를 기준으로 판단하여야 할 것입니다.
그런데, 행정효율촉진규정 제6조제1항에서는 공문서는 결재권자가 해당 문서에 서명[전자이미지서명, 전자문자서명 및 행정전자서명(이하 “전자이미지서명등”이라 함)을 포함함]의 방식으로 결재함으로써 성립한다고 규정하고 있으므로, 민원 담당자가 민원 처리와 관련하여 결재권자의 전자이미지서명등의 방식으로 결재를 받지 않고 그 결과를 참여포털에 입력한 경우에는 같은 항의 요건을 갖추지 못하여 같은 영 제3조제1호에 따른 공문서에 해당하지 않는다고 할 것입니다.
한편, 민원인이 참여포털 운영규정 제15조의2제1호에 따라 민원 처리결과를 서면으로 통지받는 것을 선택한 경우에는 행정효율촉진규정 제6조제1항에 따른 공문서의 요건을 갖춘 서면으로 민원 처리결과를 통지받을 수 있고, 참여포털에 입력된 민원 처리결과는 민원 담당자가 민원 처리에 관하여 내부적으로 결재권자의 결재를 받은 문서와 실질적으로 동일한 내용이므로, 참여포털에 입력된 민원 처리결과도 행정효율촉진규정 제3조제1호에 따른 공문서에 해당하는 것으로 보아야 한다는 의견이 있을 수 있으나, 민원 처리결과에 관한 서면이나 민원 담당자가 내부적으로 결재권자의 결재를 받은 문서가 같은 호에 따른 공문서에 해당한다고 하더라도 이러한 사정은 참여포털에 입력된 민원 처리결과 아니라 다른 문서에 관한 것이므로, 이를 근거로 결재권자의 결재 없이 참여포털에 입력된 민원 처리결과를 같은 호에 따른 공문서에 해당하는 것으로 보기는 어렵다고 할 것입니다.
다만, 민원 담당자가 민원 처리와 관련하여 행정효율촉진규정 제6조제1항에 따른 결재권자의 전자이미지서명등의 방식으로 결재를 받고 같은 영 제12조제1항에 따라 시행문을 작성하여 이를 참여포털에 입력되는 민원 처리결과에 첨부한 경우에는 같은 영 제3조제1호에 따른 공문서로 볼 수 있다고 할 것입니다(법제처 2016.9.29. 회신 16-0491 해석례 참조).
따라서, 민원인이 참여포털에 입력함으로써 민원을 신청하고 민원인의 요청으로 참여포털 운영규정 제15조의2에 따라 처리기관이 참여포털에 민원 처리결과를 입력함으로써 통지에 갈음한 경우, 참여포털에 입력된 민원 처리결과는 행정효율촉진규정 제6조제1호에 따른 결재권자의 결재가 없는 한, 같은 영 제3조제1호에 따른 공문서에 해당하지 않는다고 할 것입니다.
【법제처 17-0556, 2017.11.27.】